Performans görüşmeleri ve stres

Yıllar önce tecrübeli bir yönetici arkadaşımla kahve içerken şöyle söylediğimi çok iyi hatırlıyorum. “Performans görüşmesi için gereken tüm hazırlığı bir yönetici olarak yapıyorum. Bana nasıl öğretildiyse harfi harfine tüm gereklilikleri yerine getiriyorum. Sevilen bir yöneticiyim. Ancak yaptığım 150 den fazla performans görüşmesinin sadece 2 tanesine ekbimdeki arkadaşım elinde bir dosya ile hazırlanarak geldi. Benim notlarım her seferinde onları çok şaşırtıyor. Gelişmeleri gereken alanlarda ortak kararlara varıyoruz ama geçen dönem için ben sormadan binlerce sıradan mazeretle savunmaya geçiyorlar. Performans görüşmesinin gelecek dönem için yapıldığını, bunun da ancak geçmiş dönemi değerlendirerek yapabileceğimizi bir türlü anlatamadık. Herkes bütün kriterlerden en yüksek puanı alma derdinde. Olumsuz bir geribildirim iması bile savunmaya geçmelerine neden oluyor. Her yıl performans dönemi öncesi yaptığımız kısa eğitimler, toplantılar da çok işe yaramadı. İlginç, anlaşılmaz bir direnç var. Sonra da performans dönemleri çok stresli olduklarını söylüyorlar.”

Bu satırları okuyan yönetici arkadaşlarımın hepsinin “ Evet, evet aynısı vallahi, bizde de öyle” dediklerini duyar gibiyim.

Aslında bireyin ve kurumun performansını ölçerek, gelecekte daha iyi sonuçlar almak, bir bütün olarak kurumun motivasyonunu artırmak, kişisel gelişim planları, eğitimler, ücret, ödüllendirme ve kariyer planlama gibi uygulamalara baz teşkil edecek bir analiz ve değerlendirme sürecidir performans görüşmeleri Ancak neredeyse bütün şirket için bir stresör haline gelmesi üzerinde gerçekten durulması gerekir..

Peki, bu durum niçin bir kısır döngü içerisinde devam edip duruyor? Gelin, onlarca neden arasından en belirgin olanları sıralayalım:

– Geçmiş tecrübeler yüzünden performans görüşmesine inanmayan çalışan/yönetici

– Doğru, adaletli ve gerçekçi olmayan performans sistemi ve performans formları

– Performans görüşmesi yapmak konusunda eğitimsiz/tecrübesiz yönetici

– Kişisel performans ile kurum performansı arasındaki bağlantının tam olarak kurulamaması, bunun çalışanlara yeterince anlatılamaması

– Aileden/çocukluktan/okuldan gelen eğitim eksikliği nedeniyle geribildirim almayı bilmemek / eğitimini almamak

– Performans görüşmesinin amacını iyi kavrayamamak

– ”Kim, hangi kriterden kaç puan aldı” dedikodusunun dayanılmaz keyfine kapılıp kişisel gelişim planlamasını ikinci plana atmak.

– Geçmişte performans görüşmesinin somut sonuçlarının oluşmaması / oluşan sonuçları ise görememek / fark edememek

Performans görümesi nedir?

Performans değerlendirmesi; çalışan ile yönetici arasında ortak bir çalışmaya, bilgi alışverişine, hem hatalar hem de başarılar açısından sorumluluğunun paylaşılmasına, eğitim ve gelişmesine olanak sağlayan dinamik bir sistemdir.

aynı zamanda performans değerleme kişi düzeyinde bireysel ( psikolojik ) , kurum düzeyinde motivasyona yönelik bir ihtiyaçtır.

Performans görüşmesinin kuruma ve yöneticilere faydası nedir?

Çalışanların verimliliklerini artırmak, gelişim alanlarını ortaya çıkararak bir hareket planı çerçevesinde gelecekte daha yüksek performans sunmalarına yardımcı olmaktır. Aynı zamanda yöneticinin çalışanı tanıması ve hareket planlarını oluşturması için bir harita sunar.. Birçok avantaj sağlayan performans görüşmesi doğru yöntemlerle yapılırsa kurum için büyük fırsatlar ve avantajlar yaratan bir görüşmedir. Etkin bir şekilde yapılırsa karlılığı artarır, hizmet ve üretimin kalitesini geliştirir. Çalışanların kuruma aidiyeti çoğalır. Kurumsal hedeflerin gerçekleştirilmesi daha kolay hale gelir. Kurumun iç işleyişi disipline olur. İnsan kaynağının kalitesi artar, entelektüel sermaye büyür. Kurumun yöneticileri ise çalışanlar ile daha sağlıklı ve birebir iletişim sağlarlar. Daha kolay yetki devredebilirler (delegasyon). Çalışanların güçlü ve gelişmesi gereken yönlerini daha kolay ve daha gerçekçi olarak belirleyebilirler. Yönetsel becerilerini daha da fazla geliştirebilirler. Gelecekteki eğitim ve kariyer planlamalarını gerçek veriler ışığında kolay ve adil olarak yapabilirler.

Performans yönetiminin çalışanlar açısından faydası nedir?

Doğru kurgulanmış bir performans yönetimi sisteminin uygulandığı bir kurumda çalışanlar; kurumun ve yöneticilerin kendilerinden beklentilerini daha net olarak bilirler.

Kendi performanslarını yönetmeyi öğrenirler. Daha iyi tanımlanmış rol, görev ve sorumluluklara sahip olurlar. Performanslarının nasıl değerlendirildiğini öğrenirler. Bireysel olarak güçlü ve geliştirilmesi gereken yönlerini görme, anlama ve yöneticileri tarafından nasıl algılandığını fark etme imkanına sahip olurlar. Bireysel performansa ilişkin olumlu geri besleme ile motivasyon, iş tatmini ve kendine güven duygularını geliştirirler. Kendi hedefleri ile sınırlı olsa da yeni fikirler üreterek yönetime katılım sağlarlar. Kurum içindeki (çalışanlar arasındaki) her konudaki adalete inanırlar, böylece kuruma olan katkılarını içtenlikle yapmaya başlarlar.

Peki performans görüşmesi yanlış yapılırsa?

Yanlış yöntemlerle ve ustalıkla yapılmayan performans görüşmeleri ve performans sistemi tüm kurumu aşırı stres noktasına getirir. Yanlış yöntemlerle yapıldığında çalışanın ve yöneticinin gözündeki değerini ve anlamını kaybeder. Çalışanın katkısı sağlanamazsa oluşan tek taraflı iletişim sıkıntı yaratır. Sadece olumsuz geribildirim verilirse çalışanın cesaretini kıran demotive edici bir görüşme olur. Doğru kelimeler seçilmezse doğal olarak çatışma ortamı doğurur. Yerine getirilemeyecek sözler verildiğinde çalışanın yöneticisine ve kurumuna olan güvenini zedeleyen, geri tepen bir silah haline dönüşebilir. 

Ustalıkla yapılmayan performans görüşmeleri kurumun içine büyük miktarda stres dolmasına neden olabilir. 

Yetişkinler ancak kendileri karar verdiğinde ikna olurlar. O yüzden bir yetişkine bütün bilgi ve belgeleri sunar, ardından ikna olmasını beklersiniz. Performans görüşmesinin ne olduğunu bir el kitabından ya da kısa süreli bir eğitimden hatta çoğu zaman ilk görüşmede yöneticisinden öğrenen ( eğer tecrübesiz genç bir yöneticiyle ilk görüşmesini yapıyorsa ve buradan bir kötü tecrübe ediniyorsa, sonuçlarını tahmin ediyorsunuzdur… ) bir çalışanın performans görüşmesi dönemlerinde stresli olması çok şaşırtıcı olmasa gerek. 

Sonuç olarak yapılacak en doğru hamle;  performans sisteminin pratikteki tanımının, bir çalışan için neden gerekli olduğunun, yanlış bilinen doğrular ve doğru sanılan yanlışların ve performans görüşmelerinin bir çalışan ve yöneticinin kariyeri boyunca karşılarına çıkan en büyük fırsatlar olabileceğinin, eğitim ve bilgi notları gibi yöntemlerle düzenli olarak anlatılması olacaktır. Performans formlarının ve sisteminin oluşturulmasında çalışanlara da söz hakkı vermek de mutlaka üzerinde düşünülmesi gereken bir uygulama olmalıdır. Bu sayede kurum içindeki stres seviyesinin de optimuma çekileceği net bir gerçek olarak karşımızda durmaktadır.

*** Akın Başal'ın "Stres yapmayan stres kitabı" nı incelemek için tıklayınız

* * * Akın Başal'ın yeni kitabı "Türkiye'de zaman yönetimi- Önyargıları kırmak " kitabı için tıklayınız.